Linqu là nhà sản xuất tủ khóa thông minh có trụ sở tại Trịnh Châu, Trung Quốc, chuyên thiết kế và sản xuất tủ giặt là thông minh cho tiệm giặt khô, tiệm giặt tự động và dịch vụ giặt là trong khu dân cư. Khi trao đổi dự án với chủ tiệm giặt khô, câu hỏi đầu tiên hiếm khi là tủ nhận quần áo như thế nào. Mà là điều gì xảy ra khi có sự cố: Nếu khách không bao giờ quay lại lấy đồ thì sao? Làm sao chứng minh sự việc khi khách nói bị mất một chiếc áo sơ mi? Ai sẽ xử lý khi cửa tủ không mở lúc 11 giờ đêm?
Trả lời ngắn gọn: tủ giặt là thông minh cho tiệm giặt khô lưu lại hồ sơ của mọi đơn hàng trong hệ thống quản trị: thời gian gửi đồ, thời gian lấy đồ, ngăn tủ được sử dụng và mỗi lần mở cửa. Trạng thái khóa được báo cáo theo thời gian thực, cửa có thể mở từ xa và mỗi khóa đều có cơ cấu mở khẩn cấp thủ công. Phần còn lại được xử lý bằng các quy tắc vận hành: giữ đồ trong bao lâu, giải quyết tranh chấp ra sao và làm gì khi mất điện hoặc mất mạng. Các quy tắc này nên được thiết lập trước khi đưa vào vận hành, không phải sau sự cố đầu tiên.
Hướng dẫn này đi qua năm tình huống ngoại lệ mà tiệm giặt khô thường gặp nhất, tủ có thể làm gì trong từng trường hợp và những quy tắc nào cửa hàng cần quyết định.
Tủ giặt là thông minh cho tiệm giặt khô: tổng quan năm tình huống ngoại lệ
| Tình huống ngoại lệ | Tủ và hệ thống xử lý được gì | Cửa hàng quyết định trước điều gì |
|---|---|---|
| Khách không đến lấy đồ | Mã lấy đồ gửi qua SMS; hệ thống quản trị ghi lại thời gian trả đồ và hiển thị ngăn nào đang bị chiếm dụng và trong bao lâu | Giữ đồ trong bao lâu, sau đó xử lý thế nào và có áp dụng phí quá hạn hay không |
| Khách báo mất hoặc hư hỏng đồ | Ghi lại thời gian gửi, thời gian lấy và số ngăn tủ cho mọi đơn hàng; phân quyền riêng cho nhân viên và quản trị viên | Nhân viên có kiểm đếm và chụp ảnh đồ khi thu gom hay không, và tranh chấp được xử lý thế nào |
| Đơn hàng bị đặt nhầm ngăn | Mỗi đơn hàng gắn với một ngăn; trạng thái ngăn tủ trực tiếp trong hệ thống quản trị; mở cửa từ xa để khắc phục | Bước kiểm tra nhân viên thực hiện khi trả đơn đã giặt xong |
| Cửa không mở hoặc chưa đóng | Bo mạch điều khiển khóa phát hiện trạng thái khóa; mở cửa từ xa qua hệ thống quản trị; cần gạt khẩn cấp thủ công trên mọi khóa | Ai phản hồi vào ban đêm và cuối tuần, và phản hồi nhanh đến mức nào |
| Mất điện hoặc mất mạng | Nguồn dự phòng UPS tùy chọn; mô-đun 4G tùy chọn làm mạng dự phòng | Thông báo gì cho khách hàng và xử lý đơn hàng thế nào khi xảy ra sự cố |
Từng tình huống ngoại lệ được trình bày chi tiết dưới đây.
Điều gì xảy ra khi khách không đến lấy quần áo?
Đây là vấn đề phổ biến nhất với tiệm giặt khô, và cũng là nơi tủ phát huy tác dụng nhiều nhất.
Khi đơn hàng đã giặt xong được đặt lại vào ngăn tủ, hệ thống sẽ gửi mã lấy đồ cho khách. Thông báo qua SMS là tiêu chuẩn. Nếu khách hàng của bạn thích dùng WhatsApp, thông báo qua WhatsApp có thể được phát triển tùy chỉnh theo yêu cầu. Hệ thống quản trị ghi lại thời điểm trả từng đơn hàng, nhờ đó nhân viên có thể xem bất cứ lúc nào ngăn nào đang bị chiếm dụng và trong bao lâu.
Tự động hóa thêm là tính năng có thể mở rộng, được xác nhận trong quá trình triển khai dự án:
- Nhắc nhở quá hạn: tự động gửi thêm lời nhắc nếu đơn hàng chưa được lấy sau một số ngày nhất định.
- Phí quá hạn: đặt thời gian lưu giữ miễn phí và tính phí theo thời gian sau khi hết hạn.
Dù có bật các tính năng này hay không, cửa hàng cần trước hết một quy tắc: đơn hàng được giữ trong tủ bao nhiêu ngày và sau đó xử lý thế nào. Ví dụ, đơn hàng được chuyển về cửa hàng và khách được thông báo đến quầy để nhận. Hãy ghi quy tắc này trên màn hình đặt đơn hoặc trong tin nhắn SMS lấy đồ để khách biết ngay khi gửi đồ. Khi hết thời hạn, nhân viên mở ngăn tủ từ xa bằng quyền quản trị, và hệ thống quản trị ghi lại thao tác này.
Nếu nhiều khách hàng của bạn chỉ có thể lấy đồ vào buổi tối hoặc cuối tuần, hãy xem giải pháp tủ tự phục vụ lấy đồ ngoài giờ của chúng tôi. Để biết toàn bộ quy trình mã lấy đồ qua SMS, hãy xem cách hoạt động của tủ lấy đồ bằng mã SMS.
Làm thế nào để giải quyết khiếu nại mất hoặc hư hỏng đồ?
Tủ không thể khắc phục vấn đề chất lượng giặt, nhưng có thể xác định thời điểm, ngăn tủ nào và ai đã mở cửa, thường là phần khó xác minh nhất trong bất kỳ tranh chấp nào.
Với mỗi đơn hàng, hệ thống ghi lại:
- thời gian và ngăn tủ nơi khách gửi đồ;
- thời gian nhân viên thu gom đồ;
- thời gian và ngăn tủ nơi trả đơn đã giặt xong;
- thời gian khách lấy đồ.
Nhân viên và quản trị viên sử dụng các cấp quyền khác nhau, và hồ sơ có thể tra cứu theo người dùng và theo đơn hàng. Với dòng thời gian này, một khiếu nại như "chắc chắn có năm chiếc áo sơ mi khi tôi gửi" ít nhất cũng có thể được đối chiếu với những gì đã diễn ra tại tủ.
Bước thực sự giúp giảm tranh chấp mất đồ là yêu cầu nhân viên kiểm đếm và chụp ảnh đồ khi thu gom từ tủ, rồi đối chiếu với đơn hàng trước khi bắt đầu giặt. Đây là một phần quy trình riêng của cửa hàng và không cần thêm tính năng hệ thống nào, nhưng chúng tôi khuyến nghị đặt thành bắt buộc. Với tủ đặt bên ngoài cửa hàng hoặc trong khu dân cư, camera giám sát tùy chọn giúp bổ sung thêm một lớp bằng chứng.
Nếu đơn hàng bị đặt nhầm ngăn thì sao?
Mỗi đơn hàng gắn với một ngăn tủ, và hệ thống quản trị hiển thị trạng thái trực tiếp của tất cả các ngăn. Nếu nhân viên trả đơn đã giặt xong vào nhầm ngăn, họ có thể đối chiếu đơn hàng với ngăn tủ trong hệ thống quản trị và mở cửa từ xa để khắc phục, trước khi khách kịp nhận ra.
Thói quen làm việc chúng tôi khuyến nghị rất đơn giản: đối chiếu mã đơn hàng với thẻ gắn trên quần áo trước khi trả đơn, sau đó xác nhận trong hệ thống quản trị rằng trạng thái ngăn tủ đã được cập nhật. Hai bước này mất chưa đến một phút và ngăn chặn phần lớn trường hợp đặt nhầm đơn.
Nếu cửa tủ không mở hoặc không đóng được thì sao?
Mỗi khóa điện tử đều được kết nối với bo mạch điều khiển khóa, và bo mạch điều khiển khóa phát hiện trạng thái khóa, nhờ đó hệ thống quản trị có thể biết cửa đã đóng đúng cách hay chưa.
Khi cửa không mở, thường có ba cấp độ xử lý:
- Phía khách hàng: kiểm tra mã lấy đồ có đúng không và đơn hàng đã được lấy trước đó hay chưa.
- Từ xa: nhân viên hoặc quản trị viên mở cửa từ hệ thống quản trị, không cần đến tận nơi.
- Tại chỗ: mỗi khóa điện tử có cần gạt khẩn cấp thủ công dùng cho bảo trì hoặc tình huống bất thường.
Khóa được thiết kế cho 50.000 chu kỳ đóng mở, và cửa hàng có tần suất sử dụng cao có thể chọn loại 100.000 chu kỳ. Điều tiệm giặt khô thực sự cần quyết định trước là ai phản hồi sự cố vào ban đêm và cuối tuần, và phản hồi nhanh đến mức nào. Tủ hỗ trợ khắc phục sự cố từ xa và cập nhật phần mềm từ xa, nên nhiều vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến tận nơi.
Điều gì xảy ra khi mất điện hoặc mất mạng?
Cả hai tình huống đều không thường xuyên, nhưng nếu tủ đặt bên ngoài cửa hàng, trong khu dân cư hoặc ngoài trời, hãy chuẩn bị phương án cho cả hai:
- Mất điện: nguồn dự phòng UPS tùy chọn bảo vệ tủ khi mất điện.
- Mất mạng: tủ hỗ trợ WiFi và Ethernet có dây, kèm mô-đun 4G tùy chọn. Ở nơi mạng của cửa hàng không ổn định, chúng tôi khuyến nghị dùng 4G làm kết nối chính hoặc dự phòng.
Việc tủ có thể hoàn tất lấy đồ ngoại tuyến khi mất mạng hay không phụ thuộc vào cấu hình phần mềm và được xác nhận trong quá trình triển khai dự án. Dù thế nào, chúng tôi khuyến nghị dán một thông báo ngắn cho khách hàng trên thân tủ, chẳng hạn số điện thoại cửa hàng hoặc liên hệ WhatsApp, để khách biết cần liên hệ ai khi có sự cố.
Các quy tắc vận hành cần thiết lập trước khi đưa vào sử dụng
Khi đã có các quy tắc dưới đây, phần lớn tình huống ngoại lệ đều có sẵn cách xử lý trước khi xảy ra:
- Thời hạn giữ đồ: đơn hàng đã trả được giữ trong tủ bao nhiêu ngày, sau đó xử lý thế nào và thông báo cho khách ra sao.
- Phí quá hạn: có thu phí hay không và thời gian miễn phí kéo dài bao lâu (tính năng có thể mở rộng, được xác nhận trong quá trình triển khai dự án).
- Kiểm đếm khi thu gom: nhân viên có kiểm đếm và chụp ảnh đồ khi thu gom từ tủ hay không.
- Kiểm tra khi trả đồ: đối chiếu mã đơn hàng với thẻ gắn trên quần áo trước khi trả, và xác nhận trạng thái ngăn tủ sau đó.
- Phương án phản hồi: ai xử lý sự cố vào ban đêm và cuối tuần, và trong thời gian bao lâu.
- Phương án khi gián đoạn: có bổ sung UPS và 4G hay không, và có dán thông tin liên hệ trên thân tủ hay không.
- Phân quyền: nhân viên nào được mở cửa từ xa và ai giữ tài khoản quản trị viên.
Nếu bạn vẫn đang lên kế hoạch cho toàn bộ dự án, hãy bắt đầu với yêu cầu dự án tủ giặt là thông minh và toàn bộ giải pháp tủ giặt là tự phục vụ cho tiệm giặt tự động và tiệm giặt khô của chúng tôi.
Những điểm chính
- Tủ giặt là thông minh ghi lại thời gian và ngăn tủ của các bước gửi đồ, nhân viên thu gom, trả đồ và khách lấy đồ cho mọi đơn hàng, làm cơ sở để xử lý tranh chấp.
- Mã lấy đồ qua SMS là tiêu chuẩn; nhắc nhở quá hạn và phí quá hạn là tính năng có thể mở rộng, được xác nhận trong quá trình triển khai dự án.
- Bo mạch điều khiển khóa giám sát trạng thái khóa theo thời gian thực và hỗ trợ mở cửa từ xa; mỗi khóa điện tử đều có cần gạt khẩn cấp thủ công.
- UPS và mô-đun 4G tùy chọn giúp ứng phó với mất điện và những địa điểm có mạng không ổn định.
- Cách hiệu quả nhất để giảm tranh chấp mất đồ là nhân viên kiểm đếm và chụp ảnh đồ khi thu gom, một quy trình của cửa hàng không cần thêm tính năng hệ thống nào.
- Thời hạn giữ đồ, phương án phản hồi và phân quyền nên được thiết lập trước khi đưa vào vận hành, không phải bổ sung sau sự cố đầu tiên.
Về Linqu
Linqu, thành lập năm 2018, là nhà sản xuất tủ khóa thông minh có trụ sở chính tại Trịnh Châu, Trung Quốc. Linqu cung cấp tủ giặt là thông minh cho tiệm giặt khô, tiệm giặt tự động và dịch vụ giặt là trong khu dân cư, với bố trí ngăn tủ tùy chỉnh, giao diện đa ngôn ngữ, tích hợp thanh toán và API mở. Hãy gửi cho chúng tôi thông tin cửa hàng, số lượng đơn hàng mỗi ngày và ảnh địa điểm, chúng tôi sẽ phản hồi cấu hình tủ và báo giá trong vòng 24 giờ. Bạn cũng có thể xem tủ giặt là thông minh 24/7 cho tiệm giặt khô của chúng tôi.
