Ein US-Händler für Druckmaterialien verlagert die Auftragsübergabe an eine Wand aus Abholschließfächern – und bestellt weitere Schränke nach

Für einen Anbieter von Druckmaterialien kann die Übergabe von Aufträgen mehr Aufwand bedeuten als der Verkauf selbst. Kunden bestellen online oder telefonisch, und ein Auftrag ist erst fertig, wenn er gedruckt, zugeschnitten und verpackt ist – die Fertigstellungszeiten unterscheiden sich daher von Auftrag zu Auftrag.

Wer diese Aufträge abholt, führt meist selbst ein Unternehmen. Tagsüber sind diese Kunden beschäftigt, und wenn sie endlich vorbeikommen können, hat das Geschäft oft schon geschlossen.

Die Folge war Warten auf beiden Seiten. Fertige Aufträge stapelten sich im Geschäft. Mitarbeitende riefen Kunden einzeln an, um einen Abholtermin zu vereinbaren, und Kunden mussten während der Öffnungszeiten herbeieilen, nur um einen einzigen Auftrag abzuholen. Sobald die Türen geschlossen waren, stand die Übergabe still.

Das Unternehmen hat weder die Öffnungszeiten verlängert noch zusätzliches Abendpersonal eingestellt. Stattdessen hat es den Übergabeschritt an ein LinQu Abholschließfach mit Selbstbedienung abgegeben:

1. Einlieferung durch Mitarbeitende. Ist ein Auftrag fertig, meldet sich ein Mitarbeiter mit einem Mitarbeiterkonto am Schließfach an, wählt ein freies Fach in passender Größe, gibt die Telefonnummer des Kunden ein, legt den Auftrag hinein und schließt die Tür. Das System protokolliert, wer eingeliefert hat, in welchem Fach der Auftrag liegt und wann.
2. Das System sendet einen Code. Sobald die Einlieferung abgeschlossen ist, erzeugt das System einen eindeutigen Abholcode und sendet ihn per SMS an den Kunden. Eine App ist nicht erforderlich.
3. Der Kunde holt ab. Im Geschäft tippt der Kunde auf dem Bildschirm auf Abholung und gibt den Code ein. Die zugehörige Tür öffnet sich automatisch; der Kunde entnimmt den Auftrag und schließt die Tür, und die Abholzeit wird protokolliert. Ob das Geschäft geöffnet ist oder nicht, spielt keine Rolle.
4. Ausnahmen sind abgedeckt. Abgelaufene oder falsch eingegebene Codes lösen einen Hinweis aus, nicht abgeholte Aufträge lösen Erinnerungen aus, Administratoren können ein Fach aus dem Backoffice per Fernzugriff öffnen, und jeder Vorgang wird im Betriebsprotokoll gespeichert.

Die Schließfächer stehen an einer Seite des Geschäfts. Hauptschränke mit Bildschirm und Erweiterungsschränke sind zu einer L-förmigen Abholwand verbunden, mit einer Mischung aus großen und kleinen Fächern: Kleine Einzelaufträge kommen in kleine Fächer, Aufträge in Kartons oder Rollen in große. Die Schränke sind für das US-Stromnetz ausgelegt (110–120 V / 60 Hz, Stecker Typ A / B) und müssen vor Ort nur eingesteckt und mit dem Netzwerk verbunden werden.

Einlieferung durch Mitarbeitende plus Abholung per Code hat die Auftragsübergabe von den Öffnungszeiten entkoppelt. Kunden können ihre Aufträge jetzt nach Ladenschluss abholen, und Mitarbeitende legen die fertigen Aufträge des Tages vor Feierabend ins Schließfach, statt Kunden einzeln anzurufen, um einen Termin zu vereinbaren.

Am aussagekräftigsten ist, was danach geschah: Das Unternehmen bestellte weitere Haupt- und Erweiterungsschränke nach und baute das ursprüngliche Schließfach zur heutigen vollständigen Abholwand aus.

Da LinQu Schließfächer aus Haupt- und Erweiterungsschränken aufgebaut sind, bedeutete die Erweiterung keinen Neuanfang. Die neuen Schränke wurden an die bestehenden angeschlossen und werden im selben Backoffice verwaltet.

Für Einkäufer mit einem ähnlichen Vorhaben: Sie müssen nicht am ersten Tag die gesamte Wand dimensionieren. Beginnen Sie mit einem Hauptschrank, beobachten Sie, welche Fachgröße zuerst ausgelastet ist, und ergänzen Sie als Nächstes genau diese Größe.